Kassenführung – ab 2020 sollen verschärfte Regelungen bei der Nutzung elektronischer Kassen gelten

Bereits 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Schon 2017 und 2018 traten einige Änderungen dieses Gesetzes in Kraft. Ab dem 1. Januar 2020 werden nunmehr weitere bedeutende Pflichten verbindlich. Folgende Kernpunkte sind zu beachten:

Installation einer „Technischen Sicherheitseinrichtung“ für elektronische Kassen

Alle ab 1. Januar 2020 neu angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen grundsätzlich über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das Sicherheitsmodul soll dabei gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr verändert werden können.

Der Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung wird auch für bestehende Registrierkassen verpflichtend, damit digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Eine Übergangsfrist existiert dabei für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, bauartbedingt allerdings nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar sind. Diese Registrierkassen dürfen unter weiteren Voraussetzungen bis 31. Dezember 2022 weiterverwendet werden.

Mit einem Beschluss auf Bund-Länder-Ebene hat sich die Finanzverwaltung nunmehr jedoch auf eine zeitlich befristete Nichtbeanstandungsregelung bis 30.09.2020 für die verpflichtende Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung verständigt, da bis zum Beginn des neuen Jahres die technische Sicherheitseinrichtung voraussichtlich noch nicht flächendeckend am Markt verfügbar sein wird.

Belegausgabepflicht bei Verwendung elektronischer Registrierkassen

Werden mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, muss der Unternehmer dem Kunden einen Beleg über den Geschäftsvorfall ausstellen. Zusätzlich muss der Unternehmer dem Kunden diesen Beleg zur Verfügung stellen (Belegausgabepflicht). Der Beleg kann elektronisch (unveränderbar) oder in Papierform ausgestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Belegs verpflichtet.

Eine Ausnahme existiert lediglich beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität kann das Finanzamt den Unternehmer auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien.

Meldepflicht für elektronische Kassen gegenüber dem Finanzamt

Ab dem 1. Januar 2020 müssen Steuerpflichtige ihr elektronisches Aufzeichnungssystem an die Finanzämter melden. Betroffen sind vor allem Kassensysteme. Entsprechend haben Steuerpflichtige, die sich ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) anschaffen oder ein solches außer Betrieb nehmen, dies ihrem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen. Dem zuständigen Finanzamt sind u. a. die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen mitzuteilen. Für Steuerpflichtige, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, gilt dafür eine Frist bis zum 31. Januar 2020. Die Meldung an das Finanzamt ist nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich mittels einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck möglich.

Es ist deshalb dringend anzuraten, dass Nutzer von elektronischen Aufzeichnungssystemen die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um andernfalls drohende Hinzuschätzungen zu vermeiden.