A1-Bescheinigungen bei Entsendungen und Dienstreisen

Sofern ein Auftrag im Ausland mit dem eigenen Personal abgewickelt werden soll, wären neben der Sozialversicherungspflicht in Deutschland auch Beiträge im jeweiligen Tätigkeitsstaat fällig. Um diese Doppelverbeitragung und eine damit einhergehende Doppelbelastung für den Unternehmer zu vermeiden, sehen die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU-Staat oder nach Island, Liechtenstein, Norwegen bzw. in die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten und somit im Tätigkeitsstaat nicht noch zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind.

Eine A1-Bescheinigung dokumentiert insoweit, welches Recht für eine Person anzuwenden ist, wenn Sie grenzüberschreitend erwerbstätig ist und verhindert die Doppelverbeitragung. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Tätigkeit im Ausland zeitlich im Voraus auf maximal 24 Monate befristet ist.

Die A1-Bescheinigung ist nur für die Mitgliedstaaten erforderlich, in denen eine Erwerbstätigkeit tatsächlich ausgeübt wird. Die reine An- und Rückreise durch weitere Mitgliedstaaten – ohne Ausübung der Erwerbstätigkeit – gehört nicht dazu. Dienstliche Telefongespräche oder beispielsweise E-Mails während des Transits sind marginal und bleiben außer Betracht. Der tatsächliche Einsatz und die zeitliche Begrenzung müssen vor der Arbeitsaufnahme feststehen. Pauschale Anträge mit Angaben einer fiktiven Arbeitszeit und für mehrere Länder gleichzeitig werden abgelehnt.

Zu berücksichtigen ist, dass das Erfordernis einer A1-Bescheinigung nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Selbstständige gilt. Eine Entsendung liegt nicht nur vor, sofern der Betroffene im Rahmen eines Projektes für längere Zeit ins Ausland geht. Jedes Meeting oder auch jeder Workshop in den betroffenen Staaten erfordert nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen grundsätzlich eine A1-Bescheinigung, unabhängig vom Zeitraum des Auslandsaufenthalts, da eine zeitliche Toleranzgrenze bislang nicht vorgesehen ist. Dies führt dazu, dass z. B. auch für einen nur wenige Stunden dauernden Auslandsaufenthalt eine A1-Bescheinigung mit zu führen ist.

Die Person, die eine A1-Bescheinigung erhalten soll, muss über eine Versicherungsnummer verfügen. Sofern eine Versicherungsnummer nicht vorhanden ist, ist diese vom Arbeitgeber zu beantragen. Abhängig von der Versicherung ist die A1-Bescheinigung bei Krankenkassen, dem Rentenversicherungsträger oder bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständiger Versorgungseinrichtungen zu beantragen.

Kann die A1-Bescheinigung nicht vorgelegt werden, wird dies in vielen europäischen Ländern mit Sanktionen und Bußgeldern bestraft (Geldstrafen von bis zu EUR 10.000,00 pro Fall).

Da die Ausstellung einer A1-Bescheinigung bei den zuständigen Stellen einige Bearbeitungszeit in Anspruch nimmt, ist jedem betroffenen Unternehmer dringend anzuraten, sich rechtzeitig um die erforderliche A1-Bescheinigung zu kümmern.