Mit digitaler Prozessoptimierung zum Erfolg

Den digitalen Wandel managen - aber wie?

Industrie 4.0 hat in die Unternehmenskultur Einzug gehalten. Doch dass sich dies auch enorm auf dienstleistende Berufsgruppen auswirkt, ist manchem noch nicht bewusst. Besonders für Steuerberater wird die Digitalisierung zur Herausforderung und Zukunftschance gleichermaßen. Die mittelständische Allgäuer Kanzlei Penke Heinze Ketterl hat sich dieser Herausforderung in den letzten Jahren gestellt.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen für Ihre Finanzbuchhaltung keine Belege mehr sammeln und sortieren, ablegen und Ordner zu Ihrem Steuerberater bringen. Stattdessen ist dieser aufwendige Prozess digitalisiert schnell erledigt und gleichzeitig sind alle Belege automatisch und sicher archiviert. Kaum vorstellbar? Tatsächlich ist dies nicht nur Zukunft, sondern bereits Gegenwart. Die vierte industrielle Revolution verdankt ihre unglaubliche Entwicklung einer rasant zunehmenden Digitalisierung in Wirtschaft und Technik. Produktions- und Arbeitsweisen verändern sich nachhaltig auf Grund digital vernetzter Systeme, in denen Menschen, Produkte, Logistik und Maschinen kommunizieren und kooperieren. Eine Verzahnung durch stärkere Integration und Vernetzung zwischen Unternehmen und Dienstleistern sorgt für effizientere und flexiblere Prozesse und Abläufe ohne Datenbrüche.

Steuerberatung 4.0 revolutioniert die Steuerberatungsbranche oder analog gesprochen kein Ordner bleibt mehr auf dem anderen. "Im Vertrauen auf ein bisher gut funktionierendes System hat die Mehrheit der Steuerberater die drastische digitale Entwicklung noch nicht erkannt", gibt Rechtsanwalt, Steuerberater und Vereidigter Buchprüfer Tim-Felix Heinze zu bedenken.

Steuerberatung 4.0: Mit Digitalisierung zur qualitativen Beratung

Doch wie sieht eine digitale Steuerkanzlei aus? Anhand eines einfachen Beispiels verdeutlicht Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Andreas Gehring: "Wir ermöglichen unseren Mandanten die digitale Abbildung kompletter Arbeitsprozesse wie z. B. die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Erhält der Mandant Eingangsrechnungen aktuell noch in Papierform, werden sie vom Mandanten eingescannt und per Mail ins Rechenzentrum des Steuerberaters versandt. Die Verbuchung erfolgt aktuell noch manuell; jedoch tagaktuell. Mit der Verbuchung erhält der Mandant einen Zahlungsvorschlag, auch sind die Belege digitalisiert und damit archiviert. Ziel ist, dass die Eingangsrechnungen zukünftig direkt vom Ersteller digital ins Rechenzentrum versandt werden. Die Daten werden dort, wo sie entstehen, erfasst und im vernetzten System verarbeitet."

Intelligente Cloudlösungen helfen nicht nur Steuerberatern, sondern auch Mandanten, tägliche Büroaufgaben mit einfach zu bedienenden Programmen zu erledigen. Die Neuorganisation des Belegflusses ermöglicht eine aktuellere und hochwertigere Finanzbuchhaltung. Auf deren Basis können die Unternehmen noch besser unterstützt werden und es bleibt Zeit für individuelle Beratung, da sämtlich hierzu notwendige Daten und Informationen jederzeit und tagaktuell zur Verfügung stehen. Experte Andreas Gehring sieht darin wichtiges Potenzial: "Somit ist eine ganz neue Qualität der persönlichen Beratung möglich."

Die Spezialisten im Bereich Rechnungswesen sehen sich als Partner für die Optimierung interner Finanzprozesse. In Kooperation mit der DATEV als führendem Software- und IT-Dienstleistungsanbieter für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte beschäftigt sich die Kanzlei seit Jahren mit der fortschreitenden Digitalisierung und elektronischen Kommunikation ihrer Branche. "Unter Einsatz unserer DATEV-Software funktionieren die Zusammenarbeit und der Datenaustausch beim Erstellen der Finanzbuchhaltung reibungslos", erklärt Tim-Felix Heinze. Auch Lohnabrechnungen können einem Unternehmen transparent online bereitgestellt werden. Eingegebene Daten werden über eine Schnittstelle direkt in das Abrechnungszentrum übernommen.

Derzeit entwickelt das Nürnberger Unternehmen DATEV ein selbstlernendes System, das komplizierteste Muster identifiziert und sich kontinuierlich selbst verbessert. Die Software soll auf Basis eingescannter Rechnungsbelege automatisch eine entsprechende Buchung selbst durchführen. Somit könnten rund 80 % der anfallenden Buchungsvorfälle in einem Buchungsautomaten selbstständig abgewickelt werden. Für Rechtsanwalt und Steuerberater Dr. Christoph Penke führt an dieser Entwicklung kein Weg mehr vorbei, wenn es um die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen und Kanzleien geht.

Vernetzung, Vertrauen, Verantwortung

Als wichtigsten Auftrag der Kanzlei sehen die Experten die Entwicklung von Lösungen und Konzepten, die mit Professionalität und Integrität in enger Zusammenarbeit mit dem Mandanten entstehen. Durch eine interdisziplinäre Vernetzung verbindet Penke Heinze Ketterl steuerliche, wirtschaftliche und rechtliche Expertise zu anspruchsvollen Beratungsleistungen und Projektlösungen. Sie verstehen sich als fachübergreifende Problemlöser. Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung sind die Grundpfeiler von Penke Heinze Ketterl. Seit über 50 Jahren ist sie mittlerweile an drei Standorten mit über 75 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vertreten. Als eine der führenden Kanzleien in Sachen digitales Prozessmanagement sind die Spezialisten des Teams mittlerweile auch als Coaches für andere Kanzleien tätig.

Für die Entwicklung der Branche spielt das Team auch in Zukunft eine nachhaltige Rolle. Während sogenannte "analoge Kanzleien" mit sinkender Rentabilität, einer Überalterung des Mandantenstammes, abnehmenden Kanzleiwerten und Fachkräftemangel rechnen müssen, sieht Andreas Gehring in den "digitalen Kanzleien" die einzige Zukunft der Branche. "Attraktive, neue Mandanten, optimierte Prozesse sowie Vorteile bei der Mitarbeiterrekrutierung sind nur einige der notwendigen Voraussetzungen für die Zukunftssicherung", erklärt er. Doch der Weg dorthin ist alles andere als einfach. Mitarbeiterängste, die Erarbeitung eines optimalen Workflows / Qualitätsmanagement, das Finden von Power-Usern und das Schaffen von internen Systemvoraussetzungen sorgen für einen großen Managementaufwand. Eine exponential steigende Dynamik und Komplexität erfordern eine Teamstruktur, die gewohnt ist, Änderungsprozesse selbstständig zu erarbeiten und umzusetzen. 

Digitale Kompetenz

Die Wirtschaftskanzlei mit Büros in Sonthofen, Oberstdorf und Füssen kann durch die Verzahnung der einzelnen Fachbereiche bei gleichzeitiger Konzentration auf Spezialgebiete eine umfassende und ganzheitliche Beratung anbieten. Seit der Gründung 1960 hat sich die Sozietät kontinuierlich weiterentwickelt, was nicht zuletzt dem interdisziplinären Ansatz und hervorragender Teamarbeit zu verdanken ist. Seit Jahren beschäftigen sich die Mitarbeiter mit der fortschreitenden Digitalisierung elektronischer Kommunikation in der Branche. Ein eigenes Expertenteam übernimmt dabei die Gestaltung der Digitalisierungsprozesse zwischen Mandanten, Geschäftspartnern, Behörden und der Kanzlei. "Ein zertifiziertes Qualitätsmanagement, optimierte Prozessabläufe und eine exzellente IT-Kompetenz sind die Basis unserer Leistungen", so Tim-Felix Heinze. Auch sind Penke Heinze Ketterl mit dem Qualitätssiegel des Deutschen Steuerberaterverbandes ausgezeichnet.

Die Persönlichkeit des Beraters und das Vertrauensverhältnis zu Mandanten bleibt auch in Zukunft unverzichtbar. Aufgrund der Marktveränderungen können die zu bewältigenden Herausforderungen nur bewältigt werden, wenn der Steuerberater sich entsprechend den künftigen Anforderungen dynamisch weiterentwickelt.