Elektronische Kassensysteme

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen soll zukünftig die Manipulation von elektronischen Registrierkassen unterbunden werden. Das Gesetz sieht die Umstellung von elektronischen Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System vor.

Digitale Kassensysteme müssen ab dem Jahr 2020 durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, so dass eine Löschung von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall oder andere Vorgang ist danach „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ aufzuzeichnen, auf einem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen und Außenprüfungen verfügbar zu halten.

Diese Sicherungseinrichtung setzt sich zusammen aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wird die technischen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung definieren und Anbieterlösungen zertifizieren.

Die neuen Regeln gelten für alle, die elektronische Kassensysteme nutzen. Bis Ende 2019 müssen die Kassensysteme entsprechend den neuen Anforderungen umgerüstet sein. Um den Umstellungsaufwand zu minimieren, hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung geschaffen. Danach besteht die Möglichkeit, alle nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafften Registrierkassen, die die Anforderungen der sog. Kassenrichtlinie 2010 erfüllen, aber bauartbedingt nicht auf die Anforderungen des neuen Kassengesetzes umgerüstet werden können, abweichend von der Grundregel bis zum 31.12.2022 weiter zu verwenden.

Um der Finanzverwaltung ein genaues Bild über die Art und Anzahl der in den Unternehmen eingesetzten elektronischen Kassensystemen und zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen zu geben, sieht der im Gesetzgebungsverfahren eingefügte § 146a Abs. 4 AO weitreichende Anzeigepflichten für den Steuerpflichtigen vor. Danach haben Unternehmer, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, dem zuständigen Finanzamt die Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck mitzuteilen. Ab dem 01.01.2020 hat die Meldung über die Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems innerhalb eines Monats an die Finanzverwaltung zu erfolgen. Diese Mitteilungspflicht gilt auch für Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden. In diesem Fall hat die Meldung an das Finanzamt bis zum 01.01.2020 zu erfolgen.

Außerdem wird eine Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an die Kunden eingeführt. Danach muss unbeschadet anderer gesetzlicher Vorgaben über jeden Geschäftsvorfall ein Beleg erstellt und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung gestellt werden (Belegausgabepflicht). Selbst wenn der Kunde auf Rückfrage keinen Beleg wünschen sollte, muss also in jedem Fall ein Beleg produziert werden. Die Ausgabe des Belegs, die nach der Gesetzesbegründung sowohl in Papierform als auch elektronisch erfolgen kann, muss in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erfolgen. Für den Kunden besteht jedoch keine Verpflichtung zur Mitnahme des Belegs. Die Verpflichtung zur Belegausgabe tritt entsprechend der allgemeinen Anwendungsregelung erstmals für Kalenderjahre nach dem 31.12.2019 in Kraft und betrifft auch solche Kassensysteme, die nach der Bestandsschutzregel bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden dürfen. Aus Gründen der Praktikabilität und Zumutbarkeit können sich jedoch Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, von der Belegausgabepflicht befreien lassen. Dies betrifft z. B. Unternehmer, die an Marktständen oder mobilen Verkaufseinrichtungen ihre Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen. Zur Erlangung einer solchen Befreiung wird jedoch eine ausdrückliche Bewilligung der Finanzbehörde erforderlich sein.

Zusätzlich zu den schon vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle wird ab 2018 die Möglichkeit der Kassen-Nachschau eingeführt. Dabei handelt es sich um unangemeldete Kassenkontrollen durch die Steuerbehörden. Die Finanzverwaltung kann zukünftig im Rahmen der Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnung und Buchung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sowie den Einsatz des zertifizierten Aufzeichnungssystems überprüfen.

Den betroffenen Steuerpflichtigen ist dringend zu raten, sich rechtzeitig auf die neue Gesetzeslage einzustellen.